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  • Docteur Bridge

La méthode GTD : une méthode en 5 étapes pour vous aider à mieux vous organiser au cabinet



GTD pour « Getting Things Done » (Faire avancer les choses) : c’est la méthode présentée par David Allen dans son Best-Seller du même nom pour vous aider à mieux gérer vos tâches au quotidien. Son objectif ? Vous aider à définir vos priorités et celles de votre équipe, à vous concentrer sur ce qui compte vraiment et agir sans stress.


Une méthode simple qui s’avère très efficace si on suit scrupuleusement ces 5 étapes :


Etape 1 : Collecter les données


L’objectif de cette étape est de récolter toutes les informations sur ce qui est à faire ou ce qui est en suspens pour tout réunir en un seul et même endroit, physique ou numérique (quitte à tout scanner), selon vos préférences. Cette étape a pour but principal de réduire de manière drastique les lieux stockage d’informations. De cette manière, vous gagnez en capacité de concentration et en productivité en évitant de vous laisser perturber intellectuellement et visuellement par tout qui ce qui traine sur votre bureau.



Etape 2 : Traiter les informations


Une fois toutes les informations et tâches collectées, la question est de savoir ce que vous devez en faire… David Allen recommande de les classer de la manière suivante : d’un côté celles qui impliquent une action et de l’autre celles qui n’en impliquent pas.Une fois que vous avez classé chacune des informations listées, vous pouvez passer à l’étape suivante.


Etape 3 : S’organiser

Si la tâche nécessite de réaliser une action il faut, pour chacune d’entre elles, vous poser les questions suivantes :

  • L’accomplissement de la tâche doit-il prendre moins de 2 minutes ? Si la réponse est oui, alors il est impératif de la réaliser immédiatement. Dès lors, il n’y a aucune organisation spécifique à décrire et il convient de procéder comme d’habitude.

  • Cette tâche peut-elle faire l’objet d’une délégation ? Si cette tâche peut faire l’objet d’une délégation qui soulage le personnel le plus sollicité ou ayant moins de souplesse organisationnelle, il faut envisager de la confier à un autre membre du cabinet qui sera susceptible de pouvoir l’accomplir plus facilement. Bien-sûr la délégation nécessite l’accord préalable du collaborateur en question et de son manager.

  • Cette tâche peut-elle être reportée ? Si la réponse est oui, il est impératif de définir immédiatement une échéance de réalisation et programmer une alerte pour le jour J afin de la réaliser en temps et en heure. La mention d’une date limite est nécessaire et permet surtout d’éviter la procrastination.

  • Cette tâche est-elle assimilable à un projet ? Convient-il d’exécuter plusieurs étapes pour l’accomplir ? Si tel est le cas, il faudra planifier ce projet et le morceler en plusieurs micro-tâches avec des échéances toutes aussi précises et notifier des rappels d’échéance pour chacune d’entre elles.

Si aucune action n’est directement associée à l’information :


Dans ce cas, deux options : soit vous jetez ce document ou ce fichier, soit vous l’archivez.

Effectivement, dans la plupart des cas, jeter est ce qu’il faut savoir faire pour ne pas encombrer son espace de travail de choses inutiles.


En revanche, s’il s’agit d’un document officiel et qui a son utilité, il est important de le conserver. Mais il doit être archivé avec des documents comparables pour être ensuite facilement identifié et retrouvé. Un archivage électronique est dans ce cas la meilleure solution : il permet de gagner de la place, de retrouver le document facilement et d’éviter sa détérioration.

Enfin, la tâche peut aussi être mise en suspens et classée dans un dossier « à faire plus tard » : rien n’est à faire dans l’immédiat, il n’est donc pas nécessaire d’avoir un document constamment sous les yeux. C’est le cas, par exemple, pour tout échéancier de paiement.


Etape 4 : Examiner


De manière régulière, il vous faudra revoir l’ensemble des actions, options et projets que vous avez recensés pour les ajuster, classer les projets terminés et supprimer ceux devenus inutiles et non pertinents.


Etape 5 : Agir


Agir, c’est bien entendu l’étape la plus importante !


Pour agir au mieux il sera impératif de respecter au maximum les délais définis tout en prenant en compte ces différents facteurs :


Le contexte : les tâches dépendent toujours d’aléas organisationnels et du contexte dans lequel elles doivent être réalisées. En dentisterie par exemple les retards des patients, les rendez-vous décalés, reportés ou annulés bouleversent régulièrement les agendas.


La disponibilité : certaines priorités seront directement définies par le praticien ou le Manager, mais il n’est pas toujours disponible.


L’énergie : Mieux vaut éviter de réaliser une tâche ou d’entamer un projet d’envergure (comme la rédaction de protocoles) un jour où le moral de l’équipe est en berne.


Les priorités : La bonne question à vous poser est : quelle est l’action la plus bénéfique et la plus profitable à l’instant T pour l’équipe et mon Manager ?


Alors, prêt(e) à vous lancer ?


Source : Le Fil Dentaire