L’agenda est la colonne vertébrale de votre cabinet : c’est lui qui rythme vos journées et qui conditionne toute l’organisation. Pourtant, nombreux sont les praticiens qui rencontrent des difficultés pour l’organiser et qui font notamment face à de longs délais d’attente. Ces derniers peuvent freiner les patients à prendre rendez-vous et, peu à peu, menacer votre cabinet. Voici donc dix points-clés, à mettre en place, pour diminuer les délais d’attente :
Chronométrez vos procédures plusieurs fois afin de connaitre le temps nécessaire pour chaque acte. Vous pourrez ainsi programmer des rendez-vous avec une durée précise et vous permettra de réorganiser l’agenda du cabinet.
Regroupez vos actes, c’est à dire faire des séances plus longues en compilant plusieurs actes. Vous économiserez du temps d’accueil, d’installation du patient, de stérilisation du matériel etc.
Organisez votre semaine type, avec par exemple des actes difficiles le matin lorsque vous êtes plus efficace et énergique. Réfléchir en amont à cette semaine type vous permettra d’être plus serein dans votre organisation.
Prévoyez des créneaux d’urgence, en anticipant les actes qui peuvent être raccourcis pour laisser de la place aux urgences. Cela vous évitera de prendre trop de retard et du stress supplémentaire.
Laissez des créneaux libres pour les nouveaux patients, cela vous permettra de diminuer les délais d’attente.
Ne donnez pas plusieurs rendez-vous d’avance. Il est évident qu’un client ne doit pas quitter le cabinet sans son prochain rendez-vous, mais il est inutile d’en prévoir plusieurs, car cela va bloquer inutilement des créneaux dans votre planning.
Ne négligez pas la partie administrative et relationnelle. Si vous passez trop de temps au fauteuil, vous risquez d’oublier des informations clés ou de remplir des documents, ce qui se répercutera à un autre moment de votre journée.
Nommez une seule personne responsable du planning, cela évitera les confusions et malentendus et surtout vous évitera un planning désorganisé, ce qui peut rallonger les délais d’attente.
Formez votre équipe à l’accueil téléphonique et à la prise en charge des urgences. Mettez en place un questionnaire que la personne en charge de l’accueil pourra utiliser auprès des patients. L’objectif étant de déterminer la nature de l’urgence et faire du tri dans les demandes. Cela évitera de bloquer un rendez-vous pour une urgence qui n’en n’était pas une.
Communiquez auprès de vos patients sur le fonctionnement du cabinet pour diminuer les délais d’attente. En insistant bien sur la valeur et la spécificité de leurs rendez-vous, vous diminuerez considérablement le risque de rendez-vous non honorés !
Source information-dentaire.fr
Pour aller plus loin https://www.lefildentaire.com/articles/reduire-delais-de-rendez-cest-possible/
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