On le sait bien, diriger son cabinet ne se résume pas uniquement aux compétences cliniques. Aujourd’hui, chaque praticien connait le poids de la charge administrative et organisationnelle inhérente à la vie de son cabinet. Pour éviter de se sentir débordé, il est primordial d’avoir une gestion structurée et optimisée, pour mieux organiser son équipe et offrir à ses patients une expérience optimale.
Voici 8 clés pour transformer son cabinet en une entreprise performante et sereine :
1- Définissez des objectifs clairs
· Fixez vous des objectifs financiers et organisationnels (augmentation du nombre de patients, réduction des rendez-vous manqués, …).
· Mettez en place un tableau de suivi et analysez régulièrement les résultats pour ajuster votre stratégie en conséquence.
2- Optimisez votre emploi du temps et la gestion des rendez-vous
· Un planning bien géré réduit le stress et améliore la productivité. Pour cela, il est important d’estimer réellement la durée de chaque intervention, afin d’optimiser les créneaux de rendez-vous.
· Accueillez rapidement les nouveaux patients (idéalement sous 7 jours) et réservez des créneaux d’urgence, afin de limiter les perturbations du planning.
Pour aller plus loin, consultez notre article > Réduire les délais de rendez-vous c'est possible !
3- Encadrez et accompagnez vos équipes
· Définissez des fiches de poste claires afin d’éviter les confusions et les conflits.
· Organisez des formations techniques et relationnelles régulières.
· Favorisez la communication par des réunions mensuelles et des briefs quotidiens.
4- Utilisez des scripts
Rédigez des scripts pour les situations rencontrées fréquemment au cabinet (prise de rendez-vous, présentation de devis, gestion des objections…). Cela, afin d’obtenir une cohérence et une efficacité au niveau de la communication, de la part des différents membres de l’équipe auprès de la patientèle.
5- Améliorez l’acceptation des plans de traitement
Pour les cabinets d’orthodontie, il est important que l’acceptation des plans de traitements repose sur la communication et l’expertise clinique.
· Utilisez des supports visuels afin d’appuyer votre propos (photos avant/après, simulations 3D etc.).
· Anticipez les objections et formez l’équipe à y répondre (cf. point 4 – Utilisation des scripts).
· Enfin, vous pouvez proposer des solutions de paiement flexibles pour lever les freins financiers.
6- Optimisez l’expérience client
L’expérience client commence dès le premier contact téléphonique, la recherche web… Et ne se limite pas à la consultation. C’est pourquoi, former vos équipes est important, tout comme réfléchir à la communication autour du cabinet.
· Formez votre secrétariat à un accueil téléphonique bienveillant et efficace.
· Simplifiez la prise de rendez-vous (par téléphone, via un site web).
· Envoyez un email de bienvenue avec des informations claires sur le cabinet lors du premier rendez-vous.
Pour aller plus loin, consultez notre article > Comment améliorer « l’expérience patient » au sein de votre cabinet ?
7- Développez votre communication et votre e-réputation
· Encouragez vos patients à vous recommander ou à laisser un avis en ligne, lorsque ces derniers sont satisfaits de leur passage en cabinet. Pour plus de simplicité, il vous faudra faciliter en amont le processus en l’automatisant.
· Optimisez votre fiche Google My Business et répondez aux avis en ligne.
· Créez un maillage de relations avec vos confrères et autres correspondants pour vous faire connaitre auprès de vos futurs patients.
Pour aller plus loin, consultez notre article > L'e-reputation en cabinet dentaire
Pour aller plus loin, consultez notre article > Pourquoi vous devriez créer votre site internet
8- Créez un environnement de travail positif
En valorisant les succès et initiatives de vos équipes, vous contribuez à un climat de travail sain, qui se ressent directement sur la qualité de l’expérience client. N’hésitez pas à proposer des formations et opportunités d’évolution afin de favoriser l’engagement de vos salariés et collaborateurs.
La gestion d'un cabinet d'orthodontie est un véritable équilibre entre compétences cliniques, organisation et communication. En appliquant ces huit clés, vous améliorerez non seulement la performance et la rentabilité de votre cabinet, mais aussi l’expérience patient et la satisfaction de votre équipe.
Source : Ortho Autrement
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